👋 Bonjour !
Je suis Émilie, CEO de l’agence Whodunit, et aujourd’hui je partage avec vous notre expertise en matière de relance client, forgée à travers 15 ans d’expérience.
Gérer une agence ou travailler en freelance dans l’écosystème WordPress, c’est jongler avec de nombreuses responsabilités.
Parmi elles, la gestion des relances client est souvent négligée, alors qu’elle est cruciale pour la santé de votre activité.
J’ai appris cette leçon parfois à la dure, et c’est pourquoi j’ai développé un système de relance qui a fait ses preuves.
Pourquoi ces templates te sont indispensables ?
😌 Tranquillité d’esprit
Fini le stress des relances improvisées et des nuits blanches à te demander comment aborder un retard de paiement. Ces templates te donnent un cadre serein et professionnel.
💪 Confiance au quotidien
Plus besoin d’hésiter ou de tergiverser. Tu as les bons mots au bon moment, te permettant de rester focus sur ce que tu aimes : créer et maintenir des sites WordPress qui déchirent.
🎯 Efficacité sans friction
Ces templates ont été rodés sur le terrain, avec de vrais clients et de vraies situations. Ils te permettent d’être direct sans être agressif, professionnel sans être froid.
Une bonne gestion des relances, c’est comme un bon backup : on espère ne pas en avoir besoin, mais on dort mieux en sachant qu’on est préparé.
Ces templates sont votre filet de sécurité pour une gestion sereine de votre business.
Si tu es en situation d’impayé, passe directement aux templates.
Ils sont là pour ça !
17 modèles de relance pour éviter les impayés
Ces templates « passe-partout » sont nés de centaines d’interactions client et de situations réelles vécues au quotidien.
Ils sont le fruit d’années d’affinage pour trouver le parfait équilibre entre efficacité et diplomatie, fermeté et flexibilité.
📊 Polyvalence
Adaptables à toutes tes prestations, ils constituent ta première ligne de défense contre les retards de paiement.
⚡ Réactivité
Leur format simple permet une mise en place immédiate et une automatisation facile dans ton système de facturation.
🤝 Relation Client préservée
La progression du ton est calibrée pour maintenir un dialogue constructif tout en obtenant des résultats.
Mes 5 modèles de mail de relance indispensables
Mail de relance préventive (J-2)
💡 La relance préventive est souvent négligée, et pourtant… Ces templates sont tes alliés au quotidien.
Pourquoi ?
Parce qu’ils te positionnent comme un partenaire attentif plutôt qu’un créancier stressé, tout en réduisant significativement tes problèmes de trésorerie.
Le secret ? L’automatisation intelligente.
Configure ces templates dans ton outil de facturation, et laisse-les préserver à la fois ta trésorerie et ta relation client.
C’est simple, professionnel, et surtout efficace.
Objet : Rappel échéance - Facture {numero_facture}
Bonjour {prenom},
J'espère que vous allez bien.
Je me permets de vous rappeler que votre prochaine échéance arrive dans 2 jours :
Facture : {numero_facture}
Montant : {montant} €
Date d'échéance : {date_echeance}
Pour faciliter le traitement, voici le lien direct vers la facture : {lien_facture}
Vous pouvez régler :
- Par CB via le lien ci-dessus
- Par virement sur notre compte {iban}
N'hésitez pas si vous avez la moindre question.
Cordialement,
{signature}Mail de première relance (J+1)
Le timing est crucial pour cette première relance. J+1, c’est le moment idéal : assez tôt pour montrer ton professionnalisme (et que tu lâches pas), mais suffisamment tard pour éviter d’être perçu comme trop pressant.
L’objectif ici est de gérer les « oublis honnêtes » qui représentent environ 80% des retards de paiement.
Le ton doit rester léger et bienveillant – on part du principe que c’est un simple oubli. Cette relance résout généralement la majorité des retards sans friction.
Pro tip : Envoie cette relance en début de matinée (entre 9h et 10h) pour maximiser les chances d’un traitement immédiat par votre client.
Objet : Suivi facture {numero_facture}
Bonjour {prenom},
Je vérifie auprès de vous la bonne réception de notre facture échue hier.
Pour faciliter le traitement, voici le lien direct vers la facture : {lien_facture}
Vous pouvez régler par virement sur notre compte :
IBAN : {iban}
BIC : {bic}
Bien à vous,
{signature}
PS : Si vous avez procédé au règlement ces derniers jours, il est possible que nos messages se croisent. Dans ce cas, merci de ne pas tenir compte de cette relance.
La relance ferme (J+7)
Une semaine de retard, c’est le moment charnière où l’on bascule de « l’oubli » vers un potentiel « problème ».
Cette relance marque un changement de ton subtil mais nécessaire. Plus structurée, plus formelle, elle rappelle vos engagements mutuels et les impacts concrets du retard.
L’objectif est de créer un sentiment d’urgence sans être agressif.
Pro tip : Évite d’envoyer cette relance le vendredi – privilégie le mardi ou le mercredi pour maximiser les chances d’action immédiate. Si tu as le numéro de téléphone du client, c’est aussi le bon moment pour doubler cette relance d’un appel courtois.
Objet : IMPORTANT - Facture {numero_facture} en retard
Bonjour {prenom},
Je reviens vers vous car nous n'avons toujours pas reçu le règlement de la facture {numero_facture}, échue depuis une semaine.
Pour faciliter le traitement, voici le lien direct vers la facture : {lien_facture}
Vous pouvez régler par virement sur notre compte :
IBAN : {iban}
BIC : {bic}
Merci de régulariser la situation dans les plus brefs délais.
Bien à vous,
{signature}
PS : Si vous avez procédé au règlement ces derniers jours, il est possible que nos messages se croisent. Dans ce cas, merci de ne pas tenir compte de cette relance.L’ultime relance pré contentieux (J+14) – Recommandé A/R
Deux semaines de retard, c’est le point critique où ta trésorerie peut commencer à être impactée. Cette relance est délicate : elle doit être suffisamment ferme pour déclencher une action immédiate, tout en préservant la relation commerciale.
C’est le moment d’évoquer clairement les conséquences, sans pour autant fermer la porte au dialogue.
Pro tip : Avant d’envoyer cette relance, vérifie l’historique du client. S’il est habituellement bon payeur, un appel téléphonique préalable peut être plus approprié pour comprendre la situation et éventuellement mettre en place un échéancier.
Objet : URGENT - Facture {numero_facture} - Mise en demeure
Bonjour {prenom},
Malgré nos relances, la facture {numero_facture} reste impayée depuis plus de 14 jours.
Sans règlement sous 48h, nous serons contraints d'appliquer les pénalités de retard prévues dans nos CGV et de suspendre nos services.
Pour régulariser immédiatement : Lien facture : {lien_facture}
IBAN : {iban}
BIC : {bic}
Si vous rencontrez des difficultés particulières, je reste à votre disposition pour en discuter.
Cordialement,
{signature}
PS : Si vous avez procédé au règlement ces derniers jours, il est possible que nos messages se croisent. Dans ce cas, merci de ne pas tenir compte de cette relance.
Dernier courrier (J+21) Recommandé A/R
Cette relance est cruciale : elle intervient encore 7 jours après la réception du recommandé AR. C’est ta dernière tentative de résolution amiable avant le contentieux.
Elle doit être parfaitement documentée et horodatée car elle pourra servir de preuve de votre bonne foi en cas de procédure. Le ton est formel mais laisse encore une porte ouverte à la résolution amiable.
Pro tip : Garde une copie de ce mail et de l’accusé de réception du recommandé dans un dossier dédié. En cas de procédure, cela démontrera ton professionnalisme et tes tentatives de résolution amiable.
Objet : DERNIER AVIS avant procédure - Facture {numero_facture}
Bonjour {prenom},
Je fais suite à notre courrier recommandé AR n°{numero_AR} du {date_envoi}, reçu le {date_reception}, concernant la facture {numero_facture} d'un montant de {montant} €.
À ce jour, et malgré :
- Nos relances des {dates_relances}
- Notre mise en demeure par RAR
- Le délai légal accordé
Aucun règlement n'a été effectué.
Sans règlement intégral sous 48h, nous transmettrons le dossier à notre service contentieux, entraînant :
- Des frais supplémentaires
- Une procédure judiciaire
- L'inscription au fichier des incidents de paiement
Pour éviter ces désagréments, vous pouvez encore régulariser :
IBAN : {iban}
BIC : {bic}
Référence : {numero_facture}
Je reste joignable pour une dernière solution amiable jusqu'au {date_limite}.
Cordialement,
{signature}
PS : Si vous avez procédé au règlement ces derniers jours, il est possible que nos messages se croisent. Dans ce cas, merci de ne pas tenir compte de cette relance.Mes templates mail de relance spécial contrat de maintenance WordPress
La gestion des renouvellements de maintenance est un exercice délicat qui nécessite un équilibre entre fermeté et diplomatie.
Les enjeux sont multiples : continuité de service pour tes clients, stabilité de ta trésorerie, et protection de ta responsabilité professionnelle.
Cette séquence de templates a été spécialement conçue pour créer un tunnel de communication cohérent et efficace.
Pourquoi cette séquence est-elle si importante ?
🛡️ Protection légale Chaque message établit clairement tes actions, les délais accordés, et les conséquences du non-renouvellement. Cette traçabilité est précieuse en cas de litige.
👔 Professionnalisme La gradation du ton et la précision des informations renforcent ton image d’expert. Tu ne fais pas que réclamer un paiement – tu accompagnes ton client dans le processus de renouvellement.
💰 Optimisation des renouvellements Le timing précis de chaque relance (J-7, J-1, J+1, J+3/7) correspond aux moments psychologiques clés de la décision, maximisant les chances de renouvellement spontané.
🤝 Flexibilité Tout en restant ferme sur tes exigences, la séquence offre plusieurs « portes de sortie » honorables au client, préservant ainsi la relation commerciale.
📝 Traçabilité L’ensemble forme un historique complet et professionnel de tes échanges, utile pour ton suivi client et ta protection juridique.
Relance préventive (J-30 ou 15 ou 7)
Ce premier contact est crucial pour les contrats de maintenance. À J-7 (ou le délai indiqué dans tes CGV, Whodunit c’est par exemple 30J avant), tu donnes à ton client le temps de traiter le renouvellement administrativement (validation budget, bon de commande, etc.) tout en montrant ton professionnalisme.
Le ton est informatif et serviable, sans urgence. C’est aussi le moment idéal pour rappeler la valeur de tes services.
Objet : Renouvellement maintenance WordPress - Échéance proche
Bonjour {prenom},
Votre contrat de maintenance WordPress arrive à échéance dans 7 jours.
Pour assurer la continuité de vos services (mises à jour, sécurité, sauvegardes), je vous invite à traiter la facture de renouvellement : {lien_facture}
Règlement par virement :
IBAN : {iban}
BIC : {bic}
Bien à vous,
{signature}Relance attention (J-7 ou 1)
L’alerte J-1 est ta dernière chance d’éviter une interruption de service.
Le timing est parfait : suffisamment urgent pour déclencher une action, mais laissant encore une journée complète pour le règlement.
Le message doit être court mais impactant, listant clairement ce que le client risque de perdre. Cette relance résout souvent 60% des situations en attente.
Objet : IMPORTANT - Maintenance WordPress - Échéance demain
Bonjour {prenom},
⚠️ Rappel important : votre maintenance WordPress expire demain.
Sans renouvellement, les services suivants seront suspendus :
- Mises à jour de sécurité
- Sauvegardes quotidiennes
- Support technique
- Protection anti-hack
Lien facture : {lien_facture}
Bien à vous,
{signature}
PS : Si vous avez procédé au règlement ces derniers jours, il est possible que nos messages se croisent. Dans ce cas, merci de ne pas tenir compte de cette relance.Mail suspension maintenance (J+7)
Ce message est autant une notification qu’une protection juridique. Il officialise la suspension tout en détaillant ses implications.
Le ton doit rester professionnel – pas de culpabilisation – mais ferme sur les conséquences. C’est ton bouclier en cas de problème ultérieur sur le site du client, tout en laissant la porte ouverte à une reprise rapide.
Objet : Suspension maintenance WordPress - Action requise
Bonjour {prenom},
Suite à l'absence de renouvellement, vos services de maintenance sont maintenant suspendus.
⚠️ Votre site n'est plus :
- Mis à jour
- Sauvegardé
- Surveillé
- Protégé
Pour une réactivation immédiate : {lien_facture}
Bien à vous,
{signature}
PS : Si vous avez procédé au règlement ces derniers jours, il est possible que nos messages se croisent. Dans ce cas, merci de ne pas tenir compte de cette relance.Mail de relance réactivation (J+14 à J+30)
Cette dernière relance est ton « filet de sécurité ».
Elle intervient dans une fenêtre psychologique parfaite : le client a eu le temps de ressentir l’impact de la suspension, mais le délai n’est pas encore trop long pour une reprise simple.
L’offre d’audit gratuit compense les quelques jours sans maintenance tout en permettant de vérifier qu’aucun problème n’est survenu pendant la période de suspension.
Objet : Réactivation express maintenance WordPress
Bonjour {prenom},
Votre site est actuellement sans maintenance depuis {nombre_jours} jours.
Pour faciliter la reprise :
1. Règlement facture : {lien_facture}
2. Audit sécurité offert
3. Réactivation sous 2h
Cette offre de réactivation sans frais expire dans 48h.
Bien à vous,
{signature}
PS : Si vous avez procédé au règlement ces derniers jours, il est possible que nos messages se croisent. Dans ce cas, merci de ne pas tenir compte de cette relance.Mail de relance spécial tacite reconduction
La tacite reconduction nécessite une approche spécifique, encadrée légalement.
Tu dois informer tes clients de leur possibilité de ne pas renouveler le contrat, tout en maximisant tes chances de reconduction. Le timing et la formulation sont cruciaux.
Information légale (J-30)
Objet : Information renouvellement maintenance WordPress
Bonjour {prenom},
Conformément à l'article L215-1 du Code de la consommation, nous vous informons que votre contrat de maintenance WordPress arrivera à échéance le {date_fin}.
Ce contrat sera automatiquement renouvelé pour {durée}, sauf notification de votre part.
Pour mémoire, votre contrat actuel comprend :
- Mises à jour de sécurité
- Sauvegardes quotidiennes
- Support technique
- [Autres services]
Montant annuel : {montant} €
Si vous souhaitez ne pas renouveler, vous pouvez nous le notifier avant le {date_limite}.
Bien à vous,
{signature}Rappel (J-15)
Objet : Renouvellement maintenance WordPress - Point annuel
Bonjour {prenom},
Votre maintenance WordPress se renouvellera automatiquement le {date}.
Cette année, nous avons :
- Effectué {X} mises à jour
- Résolu {Y} tickets support
- Sauvegardé {Z} Go de données
- [Autres réalisations]
La prochaine facture sera émise le {date} : {montant} €
Nous restons à votre écoute pour toute évolution de vos besoins.
Bien à vous,
{signature}Confirmation renouvellement
Objet : ✅ Maintenance WordPress renouvelée
Bonjour {prenom},
Votre contrat de maintenance WordPress est maintenant renouvelé pour {durée}.
Voici votre facture : {lien_facture}
Règlement par virement :
IBAN : {iban}
BIC : {bic}
Merci de votre confiance renouvelée.
Bien à vous,Les templates mail de relance spéciales création de site
La gestion des paiements sur les projets de création ou refonte WordPress demande une approche différente de la maintenance.
Les enjeux financiers sont souvent plus importants, les délais plus longs, et les livrables plus complexes.
Une bonne stratégie de relance est essentielle pour maintenir ta trésorerie et le rythme du projet.
Pourquoi cette séquence est-elle cruciale ?
💼 Protection de ta trésorerie Les projets WordPress impliquent des ressources significatives. Chaque étape de paiement sécurise tes investissements et maintient la santé financière de ton business.
🎯 Alignement Projet/Paiement Les relances sont synchronisées avec les jalons projet, renforçant le lien entre paiement et avancement, ce qui facilite leur acceptation par le client.
⚖️ Cadre juridique clair Chaque template pose des bases juridiques solides, essentielles en cas de contentieux, tout en maintenant une tonalité commerciale.
Modele relance paiement acompte
L’acompte est la fondation de ton projet.
Ce n’est pas qu’une question d’argent – c’est un engagement mutuel qui permet de réserver tes ressources et de démarrer dans les meilleures conditions.
Cette première relance doit être positive et orientée vers l’action, créant un sentiment d’urgence léger mais réel.
Le timing idéal est 3 jours après l’envoi du devis signé.
Objet : Démarrage projet WordPress - Acompte en attente
Bonjour {prenom},
Je reviens vers vous concernant le projet de création de votre site WordPress.
Pour rappel, nous avons validé ensemble :
- Le devis N°[REF] de XXX €
- La date de démarrage prévue le [DATE]
Pour réserver votre place dans notre planning et commencer les travaux, nous attendons le versement de l'acompte de XX%.
Règlement par virement :
IBAN : {iban}
BIC : {bic}
À réception, nous pourrons officiellement lancer votre projet !
Bien à vous,
{signature}Mail de relance jalons intermédiaires
Les paiements intermédiaires sont cruciaux pour maintenir le momentum du projet. Cette relance intervient après une validation d’étape (maquettes, intégration…).
Le ton doit être positif, célébrant le progrès tout en maintenant la structure professionnelle du projet.
Objet : ✅ Phase [X] validée - Facture intermédiaire
Bonjour {prenom},
Excellente nouvelle : nous venons de valider ensemble l'étape [X] de votre projet.
Pour continuer sur cette belle dynamique, voici la facture correspondante : {lien_facture}
Règlement par virement :
IBAN : {iban}
BIC : {bic}
Son règlement nous permettra de passer sereinement à la phase suivante : [Description prochaine étape].
Bien à vous,
{signature}RELANCE PRÉ-LIVRAISON
C’est un moment critique : le projet est presque terminé, mais tu dois sécuriser le paiement final avant la mise en production. Cette relance doit créer un sentiment d’excitation tout en étant claire sur les prérequis de livraison.
Objet : 🎉 Votre site WordPress est prêt - Dernière étape
Bonjour {prenom},
Votre nouveau site WordPress est prêt pour la mise en ligne !
Avant de procéder au déploiement, nous devons recevoir le solde du projet :
Facture : {lien_facture}
Règlement par virement :
IBAN : {iban}
BIC : {bic}
Dès réception, nous pourrons programmer ensemble :
- La mise en ligne
- La formation à l'utilisation
- Le transfert des accès
Bien à vous,
{signature}Mail de relance post livraison
Cette relance est délicate car le site est en ligne mais le paiement en retard. Le ton doit rester professionnel tout en rappelant les implications légales du non-paiement.
Objet : Important - Solde projet WordPress en attente
Bonjour {prenom},
J'espère que vous appréciez votre nouveau site WordPress.
Je me permets de revenir vers vous concernant le solde du projet toujours en attente :
Facture : {lien_facture}
Règlement par virement :
IBAN : {iban}
BIC : {bic}
Un règlement rapide nous permettra de :
- Finaliser le transfert de propriété
- Activer votre garantie
- Clôturer proprement notre collaboration
Bien à vous,
{signature}
PS : Si vous avez procédé au règlement ces derniers jours, il est possible que nos messages se croisent. Dans ce cas, merci de ne pas tenir compte de cette relance.Mail de relance transfert de propriété
C’est ton dernier levier avant une action légale.
Cette relance doit être formelle et précise, détaillant clairement les implications du non-paiement sur la propriété intellectuelle et l’utilisation du site.
Objet : URGENT - Droits d'utilisation site WordPress
Bonjour {prenom},
Suite à nos relances restées sans réponse concernant le solde du projet, nous sommes au regret de vous informer que :
1. Le site reste légalement notre propriété jusqu'au paiement intégral
2. Son utilisation sans règlement constitue une violation de droits d'auteur
3. Nous nous réservons le droit de :
- Restreindre les accès administrateurs
- Suspendre certaines fonctionnalités
- Entamer une procédure juridique
Pour régulariser immédiatement :
Facture : {lien_facture}
IBAN : {iban}
BIC : {bic}
Cette situation peut encore être résolue à l'amiable dans les 48h.
Cordialement,
{signature}
PS : Si vous avez procédé au règlement ces derniers jours, il est possible que nos messages se croisent. Dans ce cas, merci de ne pas tenir compte de cette relance.Pour aller plus loin découvre notre live
