Mail-de-relance-17-exemples-de-relances-professionnelles

👋 Bonjour !
Je suis Émilie, CEO de l’agence Whodunit, et aujourd’hui je partage avec vous notre expertise en matière de relance client, forgée à travers 15 ans d’expérience.

Gérer une agence ou travailler en freelance dans l’écosystème WordPress, c’est jongler avec de nombreuses responsabilités.

Parmi elles, la gestion des relances client est souvent négligée, alors qu’elle est cruciale pour la santé de votre activité.

J’ai appris cette leçon parfois à la dure, et c’est pourquoi j’ai développé un système de relance qui a fait ses preuves.

Pourquoi ces templates te sont indispensables ?

😌 Tranquillité d’esprit
Fini le stress des relances improvisées et des nuits blanches à te demander comment aborder un retard de paiement. Ces templates te donnent un cadre serein et professionnel.

💪 Confiance au quotidien

Plus besoin d’hésiter ou de tergiverser. Tu as les bons mots au bon moment, te permettant de rester focus sur ce que tu aimes : créer et maintenir des sites WordPress qui déchirent.

🎯 Efficacité sans friction
Ces templates ont été rodés sur le terrain, avec de vrais clients et de vraies situations. Ils te permettent d’être direct sans être agressif, professionnel sans être froid.

Une bonne gestion des relances, c’est comme un bon backup : on espère ne pas en avoir besoin, mais on dort mieux en sachant qu’on est préparé.


Ces templates sont votre filet de sécurité pour une gestion sereine de votre business.

Si tu es en situation d’impayé, passe directement aux templates.
Ils sont là pour ça !

17 modèles de relance pour éviter les impayés

Ces templates « passe-partout » sont nés de centaines d’interactions client et de situations réelles vécues au quotidien.

Ils sont le fruit d’années d’affinage pour trouver le parfait équilibre entre efficacité et diplomatie, fermeté et flexibilité.

📊 Polyvalence
Adaptables à toutes tes prestations, ils constituent ta première ligne de défense contre les retards de paiement.

Réactivité
Leur format simple permet une mise en place immédiate et une automatisation facile dans ton système de facturation.

🤝 Relation Client préservée
La progression du ton est calibrée pour maintenir un dialogue constructif tout en obtenant des résultats.

Mes 5 modèles de mail de relance indispensables

Mail de relance préventive (J-2)

💡 La relance préventive est souvent négligée, et pourtant… Ces templates sont tes alliés au quotidien.

Pourquoi ?
Parce qu’ils te positionnent comme un partenaire attentif plutôt qu’un créancier stressé, tout en réduisant significativement tes problèmes de trésorerie.

Le secret ? L’automatisation intelligente.
Configure ces templates dans ton outil de facturation, et laisse-les préserver à la fois ta trésorerie et ta relation client.

C’est simple, professionnel, et surtout efficace.

Mail de première relance (J+1)

Le timing est crucial pour cette première relance. J+1, c’est le moment idéal : assez tôt pour montrer ton professionnalisme (et que tu lâches pas), mais suffisamment tard pour éviter d’être perçu comme trop pressant.

L’objectif ici est de gérer les « oublis honnêtes » qui représentent environ 80% des retards de paiement.

Le ton doit rester léger et bienveillant – on part du principe que c’est un simple oubli. Cette relance résout généralement la majorité des retards sans friction.

Pro tip : Envoie cette relance en début de matinée (entre 9h et 10h) pour maximiser les chances d’un traitement immédiat par votre client.

La relance ferme (J+7)

Une semaine de retard, c’est le moment charnière où l’on bascule de « l’oubli » vers un potentiel « problème ».

Cette relance marque un changement de ton subtil mais nécessaire. Plus structurée, plus formelle, elle rappelle vos engagements mutuels et les impacts concrets du retard.

L’objectif est de créer un sentiment d’urgence sans être agressif.

Pro tip : Évite d’envoyer cette relance le vendredi – privilégie le mardi ou le mercredi pour maximiser les chances d’action immédiate. Si tu as le numéro de téléphone du client, c’est aussi le bon moment pour doubler cette relance d’un appel courtois.

L’ultime relance pré contentieux (J+14) – Recommandé A/R

Deux semaines de retard, c’est le point critique où ta trésorerie peut commencer à être impactée. Cette relance est délicate : elle doit être suffisamment ferme pour déclencher une action immédiate, tout en préservant la relation commerciale.

C’est le moment d’évoquer clairement les conséquences, sans pour autant fermer la porte au dialogue.

Pro tip : Avant d’envoyer cette relance, vérifie l’historique du client. S’il est habituellement bon payeur, un appel téléphonique préalable peut être plus approprié pour comprendre la situation et éventuellement mettre en place un échéancier.

Dernier courrier (J+21) Recommandé A/R

Cette relance est cruciale : elle intervient encore 7 jours après la réception du recommandé AR. C’est ta dernière tentative de résolution amiable avant le contentieux.

Elle doit être parfaitement documentée et horodatée car elle pourra servir de preuve de votre bonne foi en cas de procédure. Le ton est formel mais laisse encore une porte ouverte à la résolution amiable.

Pro tip : Garde une copie de ce mail et de l’accusé de réception du recommandé dans un dossier dédié. En cas de procédure, cela démontrera ton professionnalisme et tes tentatives de résolution amiable.

Mes templates mail de relance spécial contrat de maintenance WordPress

La gestion des renouvellements de maintenance est un exercice délicat qui nécessite un équilibre entre fermeté et diplomatie.

Les enjeux sont multiples : continuité de service pour tes clients, stabilité de ta trésorerie, et protection de ta responsabilité professionnelle.

Cette séquence de templates a été spécialement conçue pour créer un tunnel de communication cohérent et efficace.

Pourquoi cette séquence est-elle si importante ?

🛡️ Protection légale Chaque message établit clairement tes actions, les délais accordés, et les conséquences du non-renouvellement. Cette traçabilité est précieuse en cas de litige.

👔 Professionnalisme La gradation du ton et la précision des informations renforcent ton image d’expert. Tu ne fais pas que réclamer un paiement – tu accompagnes ton client dans le processus de renouvellement.

💰 Optimisation des renouvellements Le timing précis de chaque relance (J-7, J-1, J+1, J+3/7) correspond aux moments psychologiques clés de la décision, maximisant les chances de renouvellement spontané.

🤝 Flexibilité Tout en restant ferme sur tes exigences, la séquence offre plusieurs « portes de sortie » honorables au client, préservant ainsi la relation commerciale.

📝 Traçabilité L’ensemble forme un historique complet et professionnel de tes échanges, utile pour ton suivi client et ta protection juridique.


Relance préventive (J-30 ou 15 ou 7)

Ce premier contact est crucial pour les contrats de maintenance. À J-7 (ou le délai indiqué dans tes CGV, Whodunit c’est par exemple 30J avant), tu donnes à ton client le temps de traiter le renouvellement administrativement (validation budget, bon de commande, etc.) tout en montrant ton professionnalisme.

Le ton est informatif et serviable, sans urgence. C’est aussi le moment idéal pour rappeler la valeur de tes services.

Relance attention (J-7 ou 1)

L’alerte J-1 est ta dernière chance d’éviter une interruption de service.

Le timing est parfait : suffisamment urgent pour déclencher une action, mais laissant encore une journée complète pour le règlement.

Le message doit être court mais impactant, listant clairement ce que le client risque de perdre. Cette relance résout souvent 60% des situations en attente.

Mail suspension maintenance (J+7)

Ce message est autant une notification qu’une protection juridique. Il officialise la suspension tout en détaillant ses implications.

Le ton doit rester professionnel – pas de culpabilisation – mais ferme sur les conséquences. C’est ton bouclier en cas de problème ultérieur sur le site du client, tout en laissant la porte ouverte à une reprise rapide.

Mail de relance réactivation (J+14 à J+30)

Cette dernière relance est ton « filet de sécurité ».
Elle intervient dans une fenêtre psychologique parfaite : le client a eu le temps de ressentir l’impact de la suspension, mais le délai n’est pas encore trop long pour une reprise simple.

L’offre d’audit gratuit compense les quelques jours sans maintenance tout en permettant de vérifier qu’aucun problème n’est survenu pendant la période de suspension.

Mail de relance spécial tacite reconduction

La tacite reconduction nécessite une approche spécifique, encadrée légalement.
Tu dois informer tes clients de leur possibilité de ne pas renouveler le contrat, tout en maximisant tes chances de reconduction. Le timing et la formulation sont cruciaux.

Information légale (J-30)

Rappel (J-15)

Confirmation renouvellement

Les templates mail de relance spéciales création de site

La gestion des paiements sur les projets de création ou refonte WordPress demande une approche différente de la maintenance.

Les enjeux financiers sont souvent plus importants, les délais plus longs, et les livrables plus complexes.

Une bonne stratégie de relance est essentielle pour maintenir ta trésorerie et le rythme du projet.

Pourquoi cette séquence est-elle cruciale ?

💼 Protection de ta trésorerie Les projets WordPress impliquent des ressources significatives. Chaque étape de paiement sécurise tes investissements et maintient la santé financière de ton business.

🎯 Alignement Projet/Paiement Les relances sont synchronisées avec les jalons projet, renforçant le lien entre paiement et avancement, ce qui facilite leur acceptation par le client.

⚖️ Cadre juridique clair Chaque template pose des bases juridiques solides, essentielles en cas de contentieux, tout en maintenant une tonalité commerciale.

Modele relance paiement acompte

L’acompte est la fondation de ton projet.
Ce n’est pas qu’une question d’argent – c’est un engagement mutuel qui permet de réserver tes ressources et de démarrer dans les meilleures conditions.

Cette première relance doit être positive et orientée vers l’action, créant un sentiment d’urgence léger mais réel.

Le timing idéal est 3 jours après l’envoi du devis signé.

Mail de relance jalons intermédiaires

Les paiements intermédiaires sont cruciaux pour maintenir le momentum du projet. Cette relance intervient après une validation d’étape (maquettes, intégration…).
Le ton doit être positif, célébrant le progrès tout en maintenant la structure professionnelle du projet.

RELANCE PRÉ-LIVRAISON

C’est un moment critique : le projet est presque terminé, mais tu dois sécuriser le paiement final avant la mise en production. Cette relance doit créer un sentiment d’excitation tout en étant claire sur les prérequis de livraison.

Mail de relance post livraison

Cette relance est délicate car le site est en ligne mais le paiement en retard. Le ton doit rester professionnel tout en rappelant les implications légales du non-paiement.

Mail de relance transfert de propriété

C’est ton dernier levier avant une action légale.

Cette relance doit être formelle et précise, détaillant clairement les implications du non-paiement sur la propriété intellectuelle et l’utilisation du site.

Pour aller plus loin découvre notre live

Relance client : mes 3 piliers pour des paiements plus rapides 🤘